在留資格に関する手続き

就職活動のための在留資格「特定活動」の取得について

留学生（ただし研修生・研究生は除く）が卒業前から行っている就職活動を卒業後も続けるときは、在留資格「留学」から「特定活動」へ変更することで、卒業日（3月24日または9月16日）から最長１年間（「特定活動」6か月を１回まで更新可能）の滞在が可能となります。なお、この期間は申請により週28時間以内の資格外活動も可能です。

また、大学院生については、研究活動等に専念したために在学中に十分に就職活動ができなかった場合であっても、大学発行の理由書を提出すれば、「特定活動」への変更申請が可能となりました。

就職活動に向けて＜参考：外国人留学生のため就活ガイド＞もご覧ください。

出入国在留管理庁への提出書類

大学から推薦状をメールで送付後、以下の書類を持って入管に申請してください。

在留資格変更許可申請 ※特定活動１回目の方

留学→就職活動のための特定活動への変更に必要な書類

  • 在留資格変更許可申請書（申請人4枚）※所属機関作成用は不要
  • 卒業証明書または卒業見込み証明書（申請時に在学中の場合）※1
  • 就職活動計画書及び活動の実績を示す資料　※2
    （会社説明会に参加したことが分かる資料・説明会の予約メール・エントリーシートの写し等）
  • グローバル教育センターが発行した推薦状（大学からメールで送付）（必ずカラーで印刷）
  • 銀行の残高がわかるもの(残高証明書や通帳の残高がわかるページ等）
  • 在留カード
  • パスポート
  • 学生証（申請時に在学中の場合）
  • 資格外活動許可申請書

在留資格更新可申請 ※特定活動２回目の方

就職活動のための特定活動の更新に必要な書類

  • 在留期間更新許可申請書（申請人4枚）※所属機関作成用は不要
  • 卒業証明書（任意）　※3
  • 就職活動計画書及び活動の実績を示す資料
    （会社説明会に参加したことが分かる資料・説明会の予約メール・エントリーシートの写し等）
  • グローバル教育センターが発行した推薦状（大学からメールで送付）（必ずカラーで印刷）
  • 銀行の残高がわかるもの(残高証明書や通帳の残高がわかるページ等）
  • 在留カード
  • パスポート
  • 資格外活動許可申請書

※1 卒業直前で在留資格「留学」の期限が切れる場合は、「卒業証明書」の代わりに「卒業見込証明書」を提出すれば、入国管理局はこの「特定活動」の申請を受理してくれます。この申請を行うことによって、オーバーステイの危険が無くなります（在留資格の申請中は日本に滞在できるため）。なお、卒業後に特定活動の在留カードを受け取りに行く際に、必ず「卒業証明書」を出入国在留管理庁に提出してください。

※2 在学中に十分に就職活動ができなかった大学院生は、代わりに大学発行の理由書を提出してください。大学推薦状申請フォームから、推薦状とともに理由書の申請も可能です。

※3 入管からは提出を求められていませんが、提出したほうが審査が早く進む可能性があります。

大学の推薦状を発行するために必要な手続

『特定活動』への資格変更は、在学中から卒業後も引き続き就職活動を行う者にのみ与えられるもので、卒業後から就職活動をスタートする方は対象になりません。

ただし、大学院生で、研究活動等に専念したために在学中に十分に就職活動ができなかった者については、大学発行の理由書を提出すれば申請可能です。

１．申請フォームより大学推薦状の発行を依頼する。

  • 大学推薦状申請フォーム
  • 申請時には、就職活動を継続的に行っていることを明らかにする資料（会社説明会に参加したことが分かる資料、説明会の予約メール、エントリーシートの写し、採用の選考に関わるメール等）の提出が必要です。
  • 卒業年の1月より発行の申請を受け付けます。　

２．申請フォームより証明書の発行を依頼する。

  • 卒業生は「卒業証明書」１通が必要になります。申請フォームより「卒業証明書」１通を申請ください。
  • 在学生は「卒業見込み証明書」「在学証明書」が１通ずつ必要になります。在学生用の証明書が選択肢にありませんので、「和文・卒業証明書」を２通と入力し、連絡事項に「ビザ更新のため和文の 「卒業見込み証明書」「在学証明書」を１通ずつ」と入力してください。

３．グローバル教育センターが大学として推薦状を発行するのに問題ないと判断した場合には、グローバル教育センターから推薦状をメールで送付する。

  • これまでの在籍・在留手続き状況から、在留資格に関する法令等をよく理解できていない、また日本の法令を遵守できないと判断される場合は、推薦状の発行はできません。

在留資格変更申請中に在留期限が近付いている（もしくは満了した）とき

在留資格変更申請後、許可を待っている間に在留期限が満了しても、在留期限満了から２か月間（もしくは新しいカードを取得するまでの短い方）は引き続きこれまでの在留資格で日本に滞在できます（＝特例期間）が、国民健康保険やマイナンバーカードの手続きが必要です。特にマイナンバーカードは在留更新中や変更申請中でも在留期限で自動失効してしまい、再発行には時間と費用がかかるので注意してください。詳しくは以下をご確認ください。

在留期間更新中または変更申請中で現在の在留期限が近付いているとき

在留資格「特定活動」の申請後にすること

１．申請結果を報告する。在留資格「特定活動」が取得できた場合は、グローバル教育センターに提出する。

  • 変更後の在留カードの提出がない場合、在留資格「特定活動」を更新する際、推薦状を発行できない場合があります。必ず提出してください。

２．「特定活動」の在留期限までに就職が決まらず引続き就職活動をしたい場合は、在留期限の切れる1か月前までに１回目と同様に申請フォームを提出する。

  • 更新には1回目の申請と同様に大学の推薦状が必要になりますので、必ず申請フォームを提出してください。
  • 1回目の申請時に、就職活動の実績の代わりに大学発行の理由書を提出した方であっても、2回目の申請時には就職活動の実績を示す資料が必要となります。

３．就職活動を終了したら、WEB申請フォームから最終報告シートを提出する。また、キャリア就職支援システムで進路報告登録をする。

新しい在留カードを取得したら

マイナンバーカードの手続き

マイナンバーカードをお持ちの方は、在留資格を変更しても変更前の在留期限でマイナンバーカードが自動失効してしまいます。失効すると再発行が必要となり、時間と費用がかかるので、失効前に必ず役所で下記の手続きをしてください。

時期：以前の在留期限の前、かつ新しいカードを取得した翌日以降

更新が必要な事項：

①     マイナンバーカードの有効期間

②    （電子証明書登録者は）電子証明書

③　（マイナ保険証利用者は）保険資格

マイナンバーカードの更新について（出入国在留管理庁）

国民健康保険の手続き

マイナ保険証を利用していない場合、被保険者資格情報を記載した「資格確認書」が交付される予定です。交付方法や手続きについて、役所に確認してください。

マイナ保険証利用者は上記「マイナンバーカードの手続き」を参照してください。

銀行での手続き

ご利用されている金融機関に以前の在留カードを登録している場合、登録の在留期限を過ぎると口座取引に制限がかかることがあります。すぐに制限がかかるわけではないのであまり心配はいりませんが、新しい在留カードを取得したら、ご利用の金融機関に新しい在留カード情報の登録方法について確認してください。

International students (except for post-master’s researchers and research students) who wish stay in Japan and continue searching for employment after graduation(March 24th or September 16th) may stay for six months. In such cases, the status of residence changes from “Student” to “Designated Activities,” and the period of stay may be extended for another six months(Total 1 year maximum). During this period, students may engage in activities other than those permitted under the status of residence previously granted, for up to 28 hours a week, on request.

Documents to be submitted to the Immigration Bureau

After sending a letter of recommendation from the university by e-mail, please apply for immigration with the following documents.

Change of residence status ※First application

Documents required for change

  • Application for change of residence status　(4 pages for use by applicant ）　
  • Diploma or certificate of graduation　or　Certificate of expected graduation(If you are a student of Hosei University at the time of application)※1
  • Documents certifying that you are continuously looking for a job　※2
    （Documents showing that you joined company information session, confirmation emails for reservation of company information session, ,copies of job application form (“Entry Sheet”)）
  • Letter of recommendation from Hosei university(printing color)
  • Documents or other information certifying your ability to pay expenses during your stay.(Copy of passbook）
  • Residence card
  • Passport
  • Student Card (If you are a student of Hosei University at the time of application)
  • Application for permission to engage in an activity

Extension of status of residence ※Second application

Documents required for extension

  • Application for Extension of Period of Stay (for applicant 4 sheets)
  • Diploma or certificate of graduation (optional)　※3
  • Documents certifying that you are continuously looking for a job（Documents showing that you joined company information session, confirmation emails for reservation of company information session, ,copies of job application form (“Entry Sheet”)）
  • Letter of recommendation from Hosei university
  • Documents or other information certifying your ability to pay expenses during your stay.(Copy of passbook）
  • Residence card
  • Passport
  • Application for permission to engage in an activity

※1 If your “Student” resident status will expire immediately before graduation, your application for “Designated Activities” will be accepted upon submission of a “certificate of expected graduation” instead of a “certificate of graduation.” This application will eliminate the risk of overstay (since the applicant can continue to stay in Japan while the application is pending). Submit the “certificate of graduation” to the Immigration Burau without fail (screening for resident status will not proceed without the submission of the “certificate of graduation”)

※2 Graduate school students who could not job-hunting due to the Research Activities can submit the statement of reason issued by University instead of these documents. You can apply for the statement of reason through the “Application Form for Letter of recommendation”.

※3 It is not mandatory to submit, but the screening may proceed quickly if you submit.

Mandatory procedures in order to obtain a recommendation issued by the university

*Please note that change of status of residence from “Student” to “Designated Activities” can be applied by international students who have started searching for employment before graduation AND will continue searching for employment after graduation. International students who start searching for employment after graduation are not eligible to apply for such change of status of residence.

１．Submit an application form for “Letter of recommendation”

*To complete the application, you will need “Documents proving your continuous job searching”e.g.) documents showing that you attended a company recruiting session/job fair, a reservation email for a company recruiting session/job fair, a copy of your entry sheet, an email regarding selection procedure by a company, etc.

２．Submit an application form for Certificates

  • The alumni request a Certificate of graduation.
  • There is no choice for certificates of current students.So please request 2 copies of “Certificate of Graduation”, and write in comments as follows:“Certificate of students status (in Japanese), and Certificate of expected Graduation (in Japanese), 1 copy of each

３．The Global Education Center (Ichigaya) will prepare a letter of recommendation for the Immigration Bureau if the Global Education Center deems it appropriate for the university to issue the letter of recommendation.

When your period of residence status is approaching (or has expired)

Even if your period of stay expires while you are waiting for permission after applying for a change of status of residence, you can continue to stay in Japan with your previous status of residence for two months after the expiration of your period of stay (or until you obtain a new card, whichever is shorter). (= Special Period)

However, you will need to go through the procedures for your national health insurance and Individual Number Card . Please note that your MY NUMBER CARD  will automatically expire when your period of stay expires, even if you are renewing your status of residence or applying for a change, and it will take time and money to reissue it. Please see below for details.

When you are in the process of renewing or applying for a change to your period of stay and your current period of stay is about to expire

After you get your new residence card

Submit your new residence card to the Global Education Center

Once you have obtained your new residence card, please submit it immediately via the link below. If we are unable to confirm your valid residence card, we may not be able to provide you with information about scholarships, etc., so please be sure to submit it.

MY NUMBER CARD Procedures

If you have a My Number card, even if you change your residence status, your My Number card will automatically expire at the end of your previous residence period.
If your card expires, it will need to be reissued, which takes time and money, so be sure to complete the following procedure at your city office before it expires.

Time: Before the expiration date of your previous residence permit and from the day after you obtain your new card

Items that need to be updated:

① Validity period of your My NUMBER CARD

② (For those who have registered for an electronic certificate) Electronic certificate

③ (For those who use My Number insurance cards) Insurance eligibility

About updating your My NUMBER CARD (Immigration Services Agency)

National Health Insurance Procedures

If you are not using a My Number Health Insurance Card, you will be issued a "Qualification Confirmation Certificate" listing 
your insured eligibility information. Please check with city office regarding the issuing method and procedures.

If you are a My Number Health Insurance Card user, please refer to "My Number Card Procedures" above.

Bank procedures

If you have registered your previous residence card with the financial institution you use, there may be restrictions on account transactions once the registration expiration date has passed. There is no need to worry as restrictions will not be imposed immediately, but once you have obtained your new residence card, please check with your financial institution on how to register your new residence card information.

What to do after the application for “Designated Activities” resident status

１．Report the application results. Upon successfully acquiring the “Designated Activities” resident status, submit your residence card

２．If you have not found a job by the expiry date of your period of residence with the “Designated Activities” status and wish to continue searching for employment, contact the university no later than one month before the expiration of your visa, and follow the same procedure as the first time of application.

３．Once you have completed your job searching, submit your final report sheet through the online application form. Also, report your career plans to Career Center via the Career/Employment System.

*Please be sure to submit the Final Report Sheet when you find a job, when you return to your home country without finding a job in Japan, or when you change your status of residence to another one.

ページトップへ